Feedback en la Gestión de Proyectos

Artículo escrito por Mauricio Aranda Solares

Actualmente, la mayoría de los procesos ágiles que utilizamos para la gestión de proyectos o los que se propone implementar en muchos libros o páginas web resultan en más trabajo que el proyecto en si mismo... Si éste es su caso, evidentemente necesitará repensar o simplificar dichos procesos, es decir, NO discutir el proceso sino su usabilidad y practicidad.

Tenemos tantas metodologías y las mejores prácticas del mercado en la web que sería solo una perdida de tiempo reinventar la rueda. Lo mejor es replantearse dichas metodologías y en muchos casos hacer un análisis POSTMORTEM donde: (a) se revisa el trabajo del equipo y de cada uno de los integrantes en el proyecto anterior; (b) se analizan todas las tareas realizadas y no realizadas; (c) se revisa el desempeño y cumplimiento de los objetivos del equipo en cuanto a calidad, tiempos y costos. Para ello podemos plantearnos las siguientes preguntas:

1. ¿Cuál fue el desempeño del líder técnico?
2. ¿Cuál fue el desempeño de cada miembro en términos de trabajo personal y trabajo en equipo?
3. ¿Se cumplió el rol de cada integrante del equipo?
4. ¿Qué personas fueron las más pro-activas?
5. ¿Qué fue lo mas innovador que se hizo en el proyecto y cuál fue el resultado final?
6. ¿Cuáles metas fueron cumplidas y cuáles no?
7. ¿Cuáles fueron los resultados finales del proyecto (incluyendo los resultados buenos y malos)?
8. ¿Cuáles fueron los inconvenientes que impidieron que se cumplieran x ó y metas de calidad?
9. ¿Cómo fue el rendimiento de recursos humanos y financieros comparado con el plan de trabajo?
10. ¿Qué lecciones se pueden aprender del proyecto cerrado?
11. ¿Dónde se encuentran las oportunidades para mejorar en el siguiente proyecto y por qué?
12. ¿Cuáles fueron las tareas con mas problemas y qué se puede hacer para corregirlos en el próximo proyecto?
13. ¿Cuáles fueron las tareas que sí se realizaron en tiempo y forma, y por qué?
14. ¿Qué herramientas para automatizar tareas o procesos se sugieren para el próximo proyecto?
15. ¿Qué procesos se pueden crear o mejorar para el próximo proyecto?
16. ¿Qué recursos humanos se deberían de incluir en el próximo proyecto?
17. ¿Cuáles las incidencias más comunes reportadas por el cliente durante la fase en productivo?
18. ¿Cuáles fueron los riesgos más graves?
19. ¿Cuáles fueron las estrategias más exitosas que solventaron la mayoría de los riesgos?
20. ¿Cuál fue el tiempo máximo de respuesta en una incidencia?

Y así podríamos obtener cientos de preguntas que podríamos presentar en una reunión de feedback, sin embargo, las mencionadas anteriormente (por experiencia propia) nos ayudarán a conocer si la metodología que usamos actualmente cumple con su objetivo o requiere ligeros ajustes o incluso mezclar con alguna otra metodología o estándares que nos permita mejorar día a día. Cada proyecto es una nueva oportunidad para mejorar nuestra forma de trabajo y la calidad de nuestros productos (mejora continua), aprendiendo de las experiencias anteriores y analizando con criterio y sumo cuidado cada una de las prácticas en el ciclo siguiente. Sin embargo... "somos flojos para realizar este tipo de análisis e incluso para plantearse estas sencillas 20 preguntas"... El tiempo o la urgencia no es el pretexto, ya que si nos detuviéramos unas cuantas horas (de 2 a 6 hrs en promedio) en realizar estas preguntas entre todo el equipo o tan solo entre los líderes de proyecto y los líderes técnicos, nos ahorraría mucho mas tiempo, recursos y dinero en cada nuevo proyecto que se presente.

Para arrancar un nuevo proyecto con base en un análisis postmortem es importante:

• Examinar los datos de entrada, de procesamiento y de salida del nuevo proyecto
• Identificar si hay procesos que pueden re-usarse
• Identificar, en la mayor medida posible, cada tarea
• Identificar a los miembros adecuados para cada tarea y para la coordinación del o de los equipos
• Identificar las tareas que podrían tener mayor dificultad, problemas, necesidades o mejoras especiales que no se contemplaron

Para todo lo anterior, el líder de proyecto cuenta con un papel muy importante. Su participación debe de enfocarse principalmente a:

1. Revisar el desempeño de cada uno de sus miembros
2. Revisar requerimientos funcionales, no funcionales y reglas de negocio
3. Implementar estrategias o metodologías que sean pro de la calidad del proyecto, acorde también a las políticas del cliente.
4. Tener una planificación clara para todo el equipo, aunque no se presenten todas las tareas, si se debe de contar con los tiempos bien definidos
5. Asignar metas más alcanzables y realistas a cada miembro del equipo acorde a sus capacidades técnicas
6. Si detecta que uno de los miembros del equipo tiene mas potencial, darle nuevos retos y oportunidades para apoyarlo a crecer, al tiempo que mejoramos tiempo y calidad del proyecto
7. Promover las oportunidades de mejoramiento personal para todo el equipo (yo uso mucho el coaching, cursos internos, cursos externos y teambuilding)
8. Evaluar las metas del proyecto y mirar si se cumplirán o no, incluso identificando los posibles riesgos y cómo estar preparados para solventarlos, trasladarlos o ignorarlo
9. Siempre siempre siempre realizar pruebas antes de su lanzamiento a productivo
10. Reportar avances y/o incidencias a sus superiores, incluyendo al PM y en todo caso al Director de Desarrollo y/o de Ingeniería

Finalmente, algo importante a desatacar (y que en particular me ha servido mucho) es que el líder de proyecto e incluso un PM debe de conocer y promover, al menos a nivel general, las mejores prácticas para la administración de proyectos, dentro de las mas importantes puedo mencionar:

• PMBOK (42 procesos y 9 áreas de conocimiento)
• Norma ISO 27000
• Norma CMMI
• Metodología 5s
• Metodología LEGO Serious Play
• Metodología SCRUM Master

Nota: Cabe señalar, que para la mayoría de los líderes de proyecto y muchos PM justifican su falta de conocimiento, incompetencia o ignorancia porque NO SE ENCUENTRAN CERTIFICADOS en x ó y metodología o herramienta... ésto no es un pretexto, ya que actualmente contamos con infinidad de libros y vínculos que pueden ayudarnos a conocer el tema en gran medida.